Mientras la Municipalidad de San José de Costa Rica avanza en su agenda de modernización, a miles de kilómetros de distancia, otra ciudad con el mismo nombre marca un hito que vale la pena conocer.

La ciudad de San José, California —corazón administrativo del Silicon Valley y hogar de casi un millón de habitantes— anunció que más de 1.000 de sus funcionarios municipales han completado programas de capacitación en inteligencia artificial (IA). Eso representa aproximadamente el 15% de toda la planilla del gobierno local, según reportó Smart Cities World.

Lo que hace notable este caso no es solo el número, sino la metodología. A diferencia de muchos gobiernos locales que contratan empresas externas para dar este tipo de formación, San José California desarrolló el programa completamente desde adentro. El currículo lo construyeron sus propios equipos, y luego empoderon a funcionarios para que capacitaran a sus colegas — un esquema conocido como “train-the-trainer” o formación en cadena.

Cómo funciona el programa

El programa ofrece desde módulos en línea a ritmo libre hasta un curso presencial intensivo de diez semanas, donde los participantes diseñan y despliegan herramientas de IA adaptadas a sus propias funciones. El programa fue desarrollado en alianza con la Universidad Estatal de San José (San José State University).

Los resultados reportados son concretos: cada asistente de IA desarrollado dentro del programa ayuda a los funcionarios a ahorrar 100 horas o más de trabajo al año. Nueve departamentos municipales distintos participan actualmente, y la meta es llegar a 2.500 empleados capacitados —cerca del 30% de la fuerza laboral total— para junio de 2027.

Ejemplos de lo que se ha logrado

Uno de los casos más llamativos lo protagoniza un funcionario del Departamento de Bomberos, quien construyó una herramienta que verifica automáticamente que cada camión de bomberos esté completamente equipado antes de salir a una emergencia. Lo que antes tomaba horas de revisión manual ahora se resuelve en segundos.

En el Departamento de Transporte, otro funcionario desarrolló un sistema que revisa automáticamente los expedientes que presentan contratistas, detecta documentos faltantes y redacta los correos de respuesta. Resultado: más de 100 horas laborales ahorradas al año y tiempos de respuesta más ágiles para la ciudadanía.

Una gestora de proyectos del equipo de tecnología construyó un asistente para redactar actas de inicio de proyectos —esos documentos que definen objetivos, alcance, cronograma y riesgos— reduciendo el proceso de semanas a minutos.

“Cada vez que alguien necesitaba ayuda con un tablero de Power BI, tenía que buscar un espacio en mi agenda. Ahora el asistente responde esas preguntas al instante. Hemos ahorrado cientos de horas en el equipo y nadie queda bloqueado esperando mi disponibilidad”, comentó Vamshi Vanguri, desarrollador de esa plataforma en el Departamento de Tecnología de la Información.

Una red nacional de gobierno abierto

San José, California es miembro fundador de la GovAI Coalition, una red nacional de más de 900 agencias públicas que representan a más de 150 millones de personas, enfocada en compartir herramientas de IA de código abierto para mejorar los servicios de gobierno.

¿Qué puede aprender el cantón central de san josé, costa rica?

La Municipalidad de San José —que administra el cantón central de la provincia de San José, incluyendo distritos como Carmen, Merced, Hospital, Catedral, Zapote, San Francisco de Dos Ríos, Uruca, Mata Redonda, Pavas, Hatillo y San Sebastián— enfrenta muchos de los mismos retos administrativos que motivaron este programa en California: tramitología manual, revisión de expedientes, gestión de contratistas y coordinación entre departamentos.

Programas similares, adaptados a la escala y presupuesto de una municipalidad costarricense, podrían desarrollarse en alianza con instituciones como el Tecnológico de Costa Rica, la Universidad de Costa Rica o la UNED, bajo esquemas de capacitación interna que no dependan de consultoras externas costosas.

La experiencia de San José, California, demuestra que la transformación digital municipal no requiere de recursos infinitos: requiere voluntad institucional, metodología y confianza en los propios funcionarios.