La próxima semana, del miércoles 2 al viernes 4 de setiembre, en el viejo cuartel de Puntarenas van a estar sentadas personas aprendiendo cómo se levanta un acta de concejo municipal, cómo se rescata un documento después de una inundación y qué papeles no se pueden botar aunque estorben. Son 20 horas de capacitación, cuestan cero colones, y la mayoría de las municipalidades del país todavía no se ha enterado.

El anuncio lo hizo el Archivo Nacional de Costa Rica, del Ministerio de Cultura y Juventud, en la nota La memoria se fortalece desde Puntarenas: Encuentro reunirá a personal de archivos públicos. Se trata del 3er Encuentro de Archivos Públicos, bajo el lema “Desde el Puerto: bases técnicas para la gestión eficiente y la memoria institucional”.

Dónde es: distrito Puntarenas, cantón central de Puntarenas

La sede no es un hotel de conferencias ni un salón alquilado. Es el Auditorio de la Casa de la Cultura de Puntarenas, en Avenida Central y Calle 3, frente a las oficinas centrales del Instituto Nacional de Seguros, en el distrito primero de Puntarenas, cantón central de Puntarenas.

El edificio tiene su propia historia y no está de más contarla, porque es prácticamente una alegoría del tema. Se levantó a finales del siglo XIX como aduana francesa, en 1913 pasó a ser cuartel y cárcel de la ciudad, y en octubre de 1977 se convirtió en centro cultural. Desde el 16 de mayo de 1989 está declarado patrimonio histórico-arquitectónico y lleva el nombre oficial de Casa de la Cultura Elsie Canessa de Odio, según su ficha en el Sistema de Información Cultural de Costa Rica.

Un edificio que se salvó porque alguien decidió que valía la pena conservarlo. Exactamente el mismo criterio que se aplica a los documentos.

Qué se va a ver en esos tres días

El programa no es teórico. Según el comunicado, los contenidos incluyen introducción a la Archivística, procesos técnicos de los archivos, transferencias de documentos al Archivo Histórico, legislación archivística, gestión de documentos electrónicos, rescate de documentos ante desastres naturales y elaboración de actas para órganos colegiados.

Ese último punto merece un párrafo aparte para quien trabaja en una municipalidad: “órgano colegiado” es, entre otras cosas, el Concejo Municipal. No es un tema decorativo. Es el acta donde queda consignado el acuerdo que aprueba un presupuesto extraordinario, adjudica una licitación o cambia un uso de suelo.

Y el rescate ante desastres naturales tampoco es un relleno del programa en un cantón costero donde el mar se mete cuando quiere.

Por qué esto le compete a una municipalidad, y no es opcional

Aquí conviene ser claros, porque en muchos gobiernos locales el archivo se sigue viendo como el cuarto donde se guardan las cajas.

El Archivo Nacional es el ente rector del Sistema Nacional de Archivos, creado por la Ley N.º 7202. Las municipalidades están dentro de ese sistema, y de ahí se desprenden obligaciones concretas:

• El artículo 41 ordena que todas las instituciones cuenten con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación de los documentos.
• El artículo 33 exige un comité institucional de selección y eliminación, integrado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora.
• El artículo 35 obliga a pedir criterio a la Comisión Nacional antes de eliminar documentación.
• El artículo 36 establece pena de seis meses a tres años de prisión para el funcionario que autorice o ejecute la eliminación de documentos en transgresión de la ley.

Léase de nuevo el último punto. Botar papeles sin el procedimiento debido no es un descuido administrativo: está tipificado.

A eso se suma la norma técnica NTN-005, “Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel”, publicada en La Gaceta el 24 de agosto de 2022 y dirigida a todos los concejos municipales del Sistema Nacional de Archivos. La norma baja hasta el detalle: papel tamaño oficio, tipografía Times New Roman o Arial en 12 puntos, entre 250 y 400 folios por tomo, foliado en el borde superior derecho con sello de la Auditoría Interna, artículos numerados en romanos, párrafo de cierre firmado por la Presidencia y la Secretaría. Y establece que las actas municipales tienen valor científico-cultural permanente: no se eliminan nunca.

Cualquier secretaria o secretario de Concejo Municipal que haya tenido que reconstruir un tomo mal foliado sabe lo que eso significa en horas de trabajo.

El vínculo con la vida diaria de la gente

El comunicado del Archivo Nacional lo plantea así: una adecuada gestión de los documentos favorece la transparencia, la rendición de cuentas y el acceso a la información, además de facilitar trámites y respaldar procesos administrativos, educativos y laborales.

Traducido al mostrador de una municipalidad: es la diferencia entre que a un vecino le entreguen en el día la copia del permiso de construcción de 2009 que necesita para vender su casa, o que le digan que “eso está en cajas” y regrese en tres semanas.

La transparencia municipal se mide en Costa Rica —el Índice de Transparencia del Sector Público de la Defensoría de los Habitantes evalúa, entre otras cosas, el acceso a la información—, pero ningún índice arregla lo que no existe. Si el documento no se produjo bien, no se clasificó y no se conservó, no hay portal de transparencia que lo rescate.

Los nueve cantones que lo tienen a la vuelta de la esquina

El encuentro se enmarca en RIDE Cultural, la iniciativa del MCJ que durante setiembre tendrá como destino el Pacífico Central. La región Pacífico Central la integran nueve cantones: Puntarenas, Esparza, Montes de Oro, Quepos, Parrita, Garabito y Monteverde, en la provincia de Puntarenas; más San Mateo y Orotina, en la provincia de Alajuela.

Para todos ellos, la capacitación queda a distancia de un viaje de ida y vuelta en el día. Y esa cercanía no es casual: la modalidad regional de estos encuentros arrancó en 2024 en Liberia, Guanacaste, siguió en 2025 en Limón y ahora llega al Puerto. Es una estrategia deliberada del Archivo Nacional para sacar la capacitación especializada de la Gran Área Metropolitana.

Carmen Campos Ramírez, directora general del Archivo Nacional, lo explicó en el comunicado: “Los resultados del Índice Anual de Desarrollo Archivístico 2025-2026 nos han permitido identificar oportunidades para seguir impulsando el crecimiento de los archivos de la región Pacífico Central. Cada archivo que se fortalece es una institución que gestiona mejor su información, protege su memoria y brinda mejores servicios a las personas”.

Por su parte, el ministro de Cultura y Juventud, Jorge Rodríguez Vives, señaló que “RIDE Cultural nos permite llevar mucho más que actividades artísticas a las comunidades; nos permite acercar los diferentes servicios y capacidades del Ministerio a los territorios”, y que esa descentralización “también es parte de hacer que la cultura y el patrimonio estén cada vez más cerca de la gente”.

Cómo participar: la letra pequeña

• Fechas: del 2 al 4 de setiembre de 2026.
• Horario: de 8 a. m. a 4 p. m.
• Lugar: Auditorio de la Casa de la Cultura de Puntarenas.
• Duración total: 20 horas.
• Costo: inscripción gratuita.
• Requisito para el certificado: acreditar al menos 18 horas de asistencia. Es decir, se puede faltar apenas a dos horas del total. Quien vaya a medias, se queda sin reconocimiento.
• Dirigido a: personas funcionarias de instituciones públicas, estudiantes, colaboradores de empresas privadas, docentes de secretariado de colegios técnicos del MEP y ciudadanía interesada.

El programa completo está publicado en el sitio web del Archivo Nacional.

Lo que este encuentro no resuelve

Tres días de capacitación no le construyen a nadie un archivo central. Tampoco compran estantería, ni deshumidificadores, ni contratan a un profesional en Archivística, que es la plaza que muchas municipalidades pequeñas simplemente no tienen y no van a tener con el presupuesto ordinario del próximo año.

Lo que sí hace es formar a la persona que hoy carga con esa responsabilidad sin haberla pedido: la secretaria del Concejo, el encargado de plataforma de servicios, el asistente administrativo al que le tocó el cuarto de las cajas. Y les da algo que después sirve para argumentar ante la Alcaldía y ante el Concejo por qué la gestión documental necesita línea presupuestaria propia.

En un país donde 84 municipalidades producen todos los días documentos que serán la única prueba de lo que se decidió, quién lo decidió y con qué fundamento, esa formación no es un lujo cultural. Es infraestructura.

La pregunta, como casi siempre, es cuántas municipalidades van a mandar a alguien.